Ekonomi och administration
När man säger EU-projekt tänker många med en gång på krånglig administration och omöjliga rapporteringssystem. Även VästKraft har stött på lite svårigheter, men inga som inte gått att hantera. Lärdomarna från dessa är dock värda att berätta om för dig som är i ett projekt eller funderar på att ge dig in i det.
Administration och ekonomi är två centrala funktioner i ett projekt. Därför är det viktigt att avsätta resurser till dessa tjänster och anställa personer med erfarenhet av administrativt arbete och med god datorvana, respektive ekonomierfarenhet. VästKrafts erfarenhet är att det är en fördel om projektets administratör har erfarenhet av ekonomi, på assistentnivå. En ekonom inom den projektägande organisationen kan ha olika roller i projektgruppen och det är viktigt att definiera vid rekrytering vad administratören respektive redovisningsekonomen ska göra. Om projektet har en administratör med ekonomikunskaper kan redovisningsekonomen ha en mer stöttande roll, och inte behöva ha så många procents anställning i projektet.
Foto: Frida Klingberg
En organisation som löpande driver EU-projekt bör arbeta med att bygga in rutiner i sin administration och ekonomihantering, för att sköta dessa på bästa sätt och inte behöva börja om varje gång ett nytt projekt kommer in.
En av VästKrafts viktigaste lärdomar är att innan man bestämmer sig för vilken typ av system man ska ha för kursadministration måste man noga tänka igenom vad man vill kunna använda systemet till. VästKraft lyckades inte hitta något bra system, men vi kan istället dela med oss av erfarenheten från systerprojektet FKG09 i Region Blekinge, som köpt in ett system som de senare varit med och utvecklat. Läs mer om detta under kursadministration.
VästKraft finansieras av Europeiska socialfonden (ESF), så de rutiner som beskrivs här är de som socialfonden använder sig av. Dock tror vi att många av lärdomarna är allmängiltiga för externt finansierade projekt. Under finansiering finns tips om andra möjligheter till att söka EU-pengar och var man kan hitta dessa, samt om vissa regler som gäller för offentligt stöd till företag.
En slutsats som VästKraft dragit är att den ekonom som projektet blivit tilldelad på ESF-kontoret verkligen ses som en resurs, att fråga och stämma av saker med, och inte bara en kontrollperson. Det finns också vinster med att projektets ekonom och projektledare träffar ESF-ekonom och handläggare i gemensamma möten, istället för som det ofta är parallella processer där ekonomerna har kontakt å sin sida, och projektledare och handläggare å sin sida.
